Spotkanie, które mogło być mailem: korporacyjny rytuał marnowania czasu

Spotkanie, które mogło być mailem

Jest taki moment w życiu zawodowym, kiedy otwierasz kalendarz i widzisz zaproszenie: „Krótki sync”. Trzydzieści minut. Bez opisu, bez celu, bez litości. Wiesz już, że nie będzie krótko, nikt się nie zsynchronizuje, a po wszystkim powstanie dokument pod tytułem „Next steps”, zawierający najpewniej zdanie: „Wrócimy do tematu”.

To właśnie spotkanie, które mogło być mailem. Jedno z najdoskonalszych osiągnięć cywilizacji biurowej. Nie wynaleźliśmy teleportacji, lekarstwa na korporacyjny bełkot ani sposobu na zamknięcie wszystkich kart w przeglądarce. Za to potrafimy zamienić dwa zdania w wydarzenie z kalendarza, listą uczestników i obowiązkową kamerką. Postęp, tylko jakiś taki z gatunku VHS-u nagranego na telewizorze.

Najpierw jest niewinne „czy możemy się zdzwonić?”

W normalnym świecie ktoś pisze: „Czy mamy już dane od klienta?”. Druga osoba odpowiada: „Nie, sprawdzę”. Koniec. Trzy sekundy, zero kosztów, żadnego prowadzącego. W świecie korporacyjnym pytanie przechodzi przez serię przemian, jak bohater taniego filmu science fiction.

Najpierw trafia do komunikatora. Potem ktoś uznaje, że temat jest „szerszy”. Następnie pojawia się zaproszenie dla sześciu osób, choć sprawa dotyczy dwóch. Na końcu dołącza menedżer, bo „dobrze, żeby miał kontekst”. Menedżer nie ma kontekstu, ale ma słuchawki z mikrofonem i prawo do rozpoczęcia od słów: „Dajmy wszystkim minutę, żeby dołączyli”.

W ten sposób prosta informacja staje się posiedzeniem komisji śledczej. Ludzie siedzą w domach, biurach, samochodach i pokojach, których wnętrza zdradzają więcej niż niejeden profil psychologiczny. Ktoś ma za plecami suszarkę na pranie. Ktoś inny włącza rozmycie tła, przez co wygląda jak świadek koronny przesłuchiwany w programie publicystycznym.

Agenda, czyli dekoracja do przedstawienia

Każde porządne spotkanie ma agendę. To dokument, który ma udowodnić, że całe przedsięwzięcie zostało przemyślane. Zwykle zawiera trzy punkty: aktualizacja, omówienie wyzwań, kolejne kroki. Brzmi poważnie, choć równie dobrze można byłoby napisać: „Pogadajmy, zobaczymy, co wyjdzie”.

Agenda pełni funkcję podobną do drukowanego biletu na koncert w czasach, gdy bilet był jeszcze kawałkiem papieru, a nie kodem kreskowym w aplikacji. Niby coś potwierdza, ale nie gwarantuje żadnego przeżycia. Jest dowodem, że wydarzenie istnieje. Nie dowodzi, że ma sens.

Na początku prowadzący odczytuje punkty z agendy, którą wszyscy widzą na ekranie. To jakby podczas seansu VHS lektor zatrzymywał film, żeby poinformować widzów, że właśnie oglądają film. Następnie każdy uczestnik przedstawia „krótki update”. Krótki oznacza od pięciu do dwudziestu minut, zależnie od tego, czy dana osoba dostała wcześniej podwyżkę, czy tylko dostęp do kolejnego narzędzia do zarządzania projektami.

Kamerka włączona, człowiek wyłączony

Najbardziej osobliwym elementem tego rytuału jest kamera. Włączenie kamerki ma świadczyć o zaangażowaniu. Możesz nie mieć nic do powiedzenia, nie znać tematu i od dziesięciu minut patrzeć na zegar, ale jeśli twoja twarz pojawia się w małym kwadracie, jesteś obecny. Cywilizacja odhaczyła człowieczeństwo.

Na ekranie widzimy więc kolekcję nieruchomych twarzy. Jedna osoba potakuje z częstotliwością metronomu. Druga patrzy gdzieś w bok, prawdopodobnie na własne życie, które właśnie ucieka. Trzecia ma zamrożony obraz i od siedmiu minut wygląda tak, jakby otrzymała wiadomość o upadku giełdy. Ktoś mówi: „Chyba cię przycięło”, chociaż nie wiadomo, czy chodzi o internet, czy o osobowość.

W międzyczasie uczestnicy robią to, co ludzie robią podczas spotkań, na których nie muszą być. Sprawdzają pocztę, odpowiadają na czacie, przeglądają dokument, który właśnie omawiają, i wpisują do wyszukiwarki: „jak wyjść ze spotkania bez bycia niemiłym”. Technologia miała uwolnić nas od bezsensownego siedzenia w sali konferencyjnej. Zamiast tego dostaliśmy bezsensowne siedzenie w kilku oknach naraz.

„Skoro już wszyscy jesteśmy”

To zdanie jest zawiasem, na którym obraca się cała farsa. Spotkanie miało trwać pół godziny, ale ktoś dorzuca temat. „Skoro już wszyscy jesteśmy, poruszmy jeszcze jedną rzecz”. Jedna rzecz ma zwykle kuzynów. Po chwili omawiamy kampanię, budżet, komentarz klienta, problem z dostępem i to, dlaczego poprzednie spotkanie zakończyło się bez decyzji.

To ostatnie pytanie pozostaje bez odpowiedzi, ponieważ właśnie zaczynamy nowe spotkanie o tym, dlaczego poprzednie nie przyniosło decyzji. Można by nazwać to błędnym kołem, ale w firmowej prezentacji będzie to „iteracyjny model współpracy”. Brzmi drożej, więc musi być lepiej.

Największy dowcip polega na tym, że im więcej osób uczestniczy, tym mniej odpowiedzialności pozostaje przy konkretnym człowieku. Każdy słyszał, każdy kiwał głową, każdy „wróci z informacją”. Decyzja rozpływa się w zbiorowej mgle jak kaseta magnetofonowa położona zbyt blisko głośnika. Niby coś było, ale odtworzenie materiału graniczy z archeologią.

Protokół po bitwie

Po spotkaniu przychodzi notatka. Jej zadaniem jest podsumować brak podsumowania. W rubryce „decyzje” znajdują się pytania. W rubryce „właściciel zadania” pojawia się „zespół”. Termin brzmi „wkrótce”, a status „do potwierdzenia”. Można by ten dokument wysłać do muzeum absurdu, ale muzeum ma już zapewne własny komitet i trzy spotkania w sprawie ekspozycji.

Potem ktoś odpowiada: „Dzięki za owocne spotkanie”. To obowiązkowa formuła grzecznościowa, podobna do „smacznego” wypowiadanego nad kanapką z automatu. Nikt nie wie, co było owocem. Być może kolejna wiadomość. Być może zmęczenie. Być może decyzja, że trzeba zorganizować następny sync, żeby doprecyzować ustalenia z tego synca.

I tak zwykłe pytanie zostaje rozebrane na slajdy, głosy, kamery, statusy i kolejne kroki. Człowiek, który chciał tylko wiedzieć, czy są dane od klienta, kończy dzień z trzema zaproszeniami, dokumentem do przejrzenia i świadomością, że przez godzinę pracował nad tym, żeby praca mogła kiedyś się rozpocząć.

Spotkanie, które mogło być mailem, nie jest więc wypadkiem przy pracy. To pełnoprawny korporacyjny obyczaj. Ma agendę, moderatora, mierniki i zapewne plan rozwoju. Gdyby jutro zniknęło, ktoś przygotowałby analizę przyczyn, zaprosił siedem osób na warsztat i zaplanował spotkanie kontrolne. Na szczęście zawsze można wysłać wiadomość. Oczywiście po wcześniejszym umówieniu krótkiego synca.

Włącz Radio XVIBE na czas kolejnego „krótkiego spotkania” i odzyskaj choć kilka minut normalności przy xvibe.pl. Muzyka nie poprosi o agendę, protokół ani kolejne spotkanie w sprawie spotkania.